di Emanuele Davide Ruffino e Giulia Civera
Le differenze tra un’azienda pubblica e una complessione privata stanno progressivamente assottigliandosi, anche se rimangono diverse le finalità e condizioni operative: nell’ambito degli acquisti però obiettivo ultimo per entrambe rimane quello di effettuare contratti per ricevere un bene/servizio nel modo più razionale, trasparente, equo, affidabile e profittevole. Problema ancora più impellente dove le aziende sanitarie piemontesi sono chiamate ad acquistare beni e servizi per miliardi per oltre miliardi ogni anno.
Dietro ogni processo di acquisto c’è l’esigenza di garantire un “consenso”, vuoi a livello di opinione pubblica o di ente sovraordinato, vuoi dai vertici aziendali, dagli azionisti o dagli stakeholder. Il ricercare il consenso di qualcuno, anziché la razionalità dell’operazione in sé, può legittimare il funzionario/dirigente quale soggetto meritevole dell’incarico, mentre sarebbe opportuno che ciascuna realtà metta in pratica i processi e le misure corrette che consentano di non aver dubbi in merito all’economicità in ogni fase di assegnazioni dei business.
Differenze procedurale fra pubblico e privato
Ricapitolano brevemente quelli che sono oggi i passaggi di una procedura standard all’interno della Pubblica Amministrazione, si annoverano le seguenti fasi:
- Determina a contrarre
- Pubblicazione del bando di gara
- Presentazione delle offerte
- Verifica della documentazione ricevuta
- Soccorso Istruttorio (se necessario)
- Ammissione/Esclusione dei soggetti economici coinvolti
- Valutazione delle offerte dal punto di vista tecnico-qualitativo
- Pubblicazione della graduatoria
- Aggiudicatario provvisorio
- Verifica dei requisiti dell’aggiudicatario provvisorio
- Approvazione definitiva e stipula del contratto
In sintesi, una volta lanciato il “pacchetto” di richieste con le specifiche tecniche necessarie e aver ricevuto una ok per procedere, si passa all’analisi delle soluzioni e del livello economico, nonché dei soggetti che risultano idonei a procedere ad essere ufficialmente investiti per la fornitura.
Un soggetto privato, affronta gli step di confronto, ma in ordine diverso e tendenzialmente più agevole:
- KSM-Key Stakeholder Meeting, ricollegabili a Step di verifica dei requisiti del panel fornitori considerato (ciò avviene in una fase molto embrionale rispetto alla Pubblica Amministrazione PA, consentendo così di poter escludere da subito tutti quei fornitori che non ritenuti idonei per capacità, struttura aziendale o finanziaria, nonché per affidabilità delle consegne e dei requisiti qualitativi.
- Pre-Request For Quotation è l’equivalente della Determina a Contrarre: viene dato l’OK definitivo a lanciare ufficialmente il progetto con un determinato soggetto economico.
- Request For Quotation: lancio del bando di gara, aperto solo al panel fornitori selezionato.
- Analisi Offerta e Analisi Tecnica (l’equivalente a quanto avviene nel settore pubblico tramite i punti 3-4-6-7).
- Target Setting e Negotiation sono due fasi che, nel settore pubblico avvengono solo in casi di procedure speciali, dove la stazione appaltante effettua altri round di comunicazione coi candidati prima di valutare la sua posizione in graduatoria: il privato invece impone di avere il miglior risultato nel minor tempo possibile facendo incontrare le esigenze di progetto con le esigenze economiche aziendali.
- Recommendation-Assegnazione tramite contratto invece rispecchia in toto il punto 11 di Approvazione Definitiva e Stipula Contratto del settore pubblico (fine ultimo di tutti i processi acquisitivi).
Digitalizzazione e Integrazione
Grazie ai fondi PNRR, seppur in ritardo anche la Pubblica Amministrazione con il Nuovo Codice Dei Contratti Pubblici sta aggiornando i propri processi in modo da rendere gli strumenti, gli usi e le professioni all’interno dell’organizzazione più efficienti e trasparenti, grazie soprattutto all’uso delle piattaforme che garantiscono la veloce reperibilità delle informazioni (Banca Nazionale dei Contratti Pubblici e il Fascicolo Virtuale degli Operatori Economici).
Il privato è partito prima e può adeguare le sue banche dati alle esigenze specifiche e, anche grazie all’intelligenza artificiale, può attuare forme virtuali di selezione sfruttando le informazioni che man mano vengono acquisite.
L’aver implementato sistemi digitali, permette di accrescere il focus sull’analisi e le decisioni strategiche di entrambe le organizzazioni, ma in quest’ottica i Buyer ha esplicitamente la responsabilità di armonizzare le esigenze interne all’azienda con le possibilità di approvvigionamento offerte dal mercato esterno (e quindi crea e utilizza direttamente dette analisi), mentre la stazione appaltante è maggiormente concentrata sugli aspetti legali e burocratici del processo con minor attenzione agli andamenti di mercato e al benchmark per valutarne la performance nel tempo. Di conseguenza il Buyer è maggiormente inserito nel contesto operativo in cui opera interloquendo con gli altri uffici dell’azienda che entrano nel processo di acquisto (ingegneria, qualità, logistica, finanza, uffici legali, uffici per la sostenibilità) che così partecipano direttamente alla decisione finale.
Il fatto che il risultato della gara nel privato sia la somma di una decisione congiunta di più attori interni all’azienda (anziché una sola commissione valutatrice) accresce il livello di conoscenze disponibili (le scienze organizzative ricordano sempre di portare il livello decisionale laddove c’è il massimo livello di informazioni disponibili), portando, se non a decisioni più economiche, a soluzioni più condivise e, quindi, di più facile attuazione, rendendo nel contempo il fornitore non solo un esecutore che deve “accontentare” richieste prestabilite, ma un partener attivo.
Il fatto che sia sempre più necessario coinvolgere un maggior numero di attori (e non un rapporto unico fornitore-buyer), induce ad un approccio open-minded per affrontare i cambiamenti e le sfide commerciali ed evita di lavorare in modo disgiunto: sinergia e coordinamento intra ed extra aziendale cui tutte le organizzazione devono tendere se vogliono sopravvivere.
